Definisi dan arti kata Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak adalah surat yang dibuat dengan isi pembebanan pertanggungjawaban mutlak kepada pembuat surat tersebut. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak biasa disebut dengan SPTJM. Surat ini biasanya dibuat guna memotong jalur substantif dengan mekanisme administratif agar tercapai kelancaran administratif. Sebagai contoh, terhadap kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah yang jatuh tempo penyelesaian pekerjaannya pada tanggal 31 Desember tahun berjalan, tidak mungkin dapat dibayarkan karena anggaran negara biasanya sudah ditutup pencairannya pada minggu kedua/ketiga tahun berjalan. Oleh sebab itu, biasanya Pejabat Pembuat Komitmen akan membuat SPTJM guna ‘menganggap’ pekerjaan penyedia telah selesai sehingga anggaran negara dapat dicairkan.
Surat ini biasanya dibuat guna memotong jalur substantif dengan mekanisme administratif agar tercapai kelancaran administratif
Akibat hukum dari pembuatan surat ini ialah terjadinya pertanggungjawaban mutlak kepada si pembuat surat. Dalam hal pengadaan barang/jasa di maksud, maka apabila terdapat kerugian negara bilamana penyedia tidak menyelesaikan pekerjaannya, maka akan menjadi tanggung jawab si pembuat surat. Oleh sebab itu, pembuat surat secara serta merta telah sanggup untuk mengganti kerugian negara yang terjadi tersebut. Selain itu, apabila SPTJM dibuat tanpa mitigasi risiko yang sepatutnya, bahkan cenderung koruptif, maka pembuat SPTJM dapat dituntut dalam kaitan tindak pidana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Saat ini Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak menjadi hal lazim dalam administrasi pemerintahan. Terbaru, Pemerintah menggunakan mekanisme ini dalam pencatatan sipil bilamana syarat-syarat tertentu tidak dapat dipenuhi oleh pemohon pencatatan sipil. Sebagaimana konsep SPTJM semula, maka pemohon pencatatan sipil dimaksud dapat dikenai pertanggungjawaban tertentu akibat SPTJM yang dibuatnya bilamana tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya. Selain itu potongan substantif dengan menggunakan jalur administratif dalam pembuatan SPTJM tersebut, membuat pencatatan sipil yang dilakukan menjadi bersifat relatif. Sifat tersebut sejatinya bertentangan dengan sifat akta autentik sehingga perlu kehati-hatian dalam menggunakan catatan sipil yang dibuat dengan mekanisme SPTJM.