Definisi dan arti kata Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa yang dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Dalam dunia hukum, istilah pengadaan barang/jasa dipopulerkan oleh Pemerintah dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 dan perubahannya yang memuat pengertian mengenai Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan tersebut mengartikan bahwa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

Tata Kelola Pengadaan Barang/Jasa bukan hanya membicarakan proses pengadaan melainkan juga pihak dan kewenangannya

Beberapa ahli menyatakan bahwa proses pengadaan barang/jasa (utamanya di pemerintahan) merupakan proses yang terlepas dari perbuatan pembayaran yang terjadi atas proses pengadaan tersebut. Hal ini dikarenakan, proses pengadaan barang/jasa berakhir ketika barang/jasa telah diterima oleh Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan dan tidak ada sangkut pautnya dengan proses pembayaran. Walaupun demikian, pendapat ini sangat dapat diperdebatkan karena aturan pembayaran juga diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 walaupun tidak secara menyeluruh.

Secara umum, Pengadaan Barang/Jasa masuk ke dalam salah satu elemen dari proses pembelanjaan anggaran selain belanja pegawai (gaji) dan belanja modal. Meskipun demikian, tata kelola yag berlaku di suatu instansi dimungkinkan untuk dapat dijalankan berbeda sesuai dengan peraturan yang berlaku. Prinsip dari pengadaan barang/jasa ini selain mengarah pada tata cara pengadaan, juga mengarah pada distribusi kewenangan dari Pihak yang berwenang melakukan pembelanjaan terhadap pihak lainnya. Konsep tersebut ditujukan untuk dapat menjaga prinsip check and balances sebagaimana tata kelola yang baik. Meskipun demikian, distribusi kewenangan juga berarti distribusi tanggung jawab terhadap penggunaan kewenangan tersebut.

Definisi dan arti kata Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak adalah surat yang dibuat dengan isi pembebanan pertanggungjawaban mutlak kepada pembuat surat tersebut. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak biasa disebut dengan SPTJM. Surat ini biasanya dibuat guna memotong jalur substantif dengan mekanisme administratif agar tercapai kelancaran administratif. Sebagai contoh, terhadap kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah yang jatuh tempo penyelesaian pekerjaannya pada tanggal 31 Desember tahun berjalan, tidak mungkin dapat dibayarkan karena anggaran negara biasanya sudah ditutup pencairannya pada minggu kedua/ketiga tahun berjalan. Oleh sebab itu, biasanya Pejabat Pembuat Komitmen akan membuat SPTJM guna ‘menganggap’ pekerjaan penyedia telah selesai sehingga anggaran negara dapat dicairkan.

Surat ini biasanya dibuat guna memotong jalur substantif dengan mekanisme administratif agar tercapai kelancaran administratif

Akibat hukum dari pembuatan surat ini ialah terjadinya pertanggungjawaban mutlak kepada si pembuat surat. Dalam hal pengadaan barang/jasa di maksud, maka apabila terdapat kerugian negara bilamana penyedia tidak menyelesaikan pekerjaannya, maka akan menjadi tanggung jawab si pembuat surat. Oleh sebab itu, pembuat surat secara serta merta telah sanggup untuk mengganti kerugian negara yang terjadi tersebut. Selain itu, apabila SPTJM dibuat tanpa mitigasi risiko yang sepatutnya, bahkan cenderung koruptif, maka pembuat SPTJM dapat dituntut dalam kaitan tindak pidana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Saat ini Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak menjadi hal lazim dalam administrasi pemerintahan. Terbaru, Pemerintah menggunakan mekanisme ini dalam pencatatan sipil bilamana syarat-syarat tertentu tidak dapat dipenuhi oleh pemohon pencatatan sipil. Sebagaimana konsep SPTJM semula, maka pemohon pencatatan sipil dimaksud dapat dikenai pertanggungjawaban tertentu akibat SPTJM yang dibuatnya bilamana tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya. Selain itu potongan substantif dengan menggunakan jalur administratif dalam pembuatan SPTJM tersebut, membuat pencatatan sipil yang dilakukan menjadi bersifat relatif. Sifat tersebut sejatinya bertentangan dengan sifat akta autentik sehingga perlu kehati-hatian dalam menggunakan catatan sipil yang dibuat dengan mekanisme SPTJM.